Erfolgsgeschichten

Unser Kunde, ein großer deutscher Automobilzulieferer, der unter anderem Software für Motorsteuergeräte entwickelt, hatte dasselbe Problem: Seine Kunden stellten zunehmend Individualanforderungen an die Auftragsketten und Prozessschritte innerhalb der Softwareentwicklung. Unsere Herausforderung: Ein Tool zu entwickeln, das so dynamisch und agil ist, dass es jedweden Extrawünschen entsprechen, und sich bei Bedarf anpassen kann, aber gleichzeitig eine übersichtliche, einheitliche und soweit wie möglich automatisierte Prozessabwicklung erlaubt.

Die Ablösung der veralteten Desktopanwendung durch eine moderne Webapplikation, ermöglichte eine zeitnahe Anpassung der Software, die der hohen Dynamik der Prozesse gerecht wird. Durch die hohe Eigenkonfigurierbarkeit der Software können sämtliche Prozessschritte so angepasst werden, dass sie den individuellen Kundenansprüchen gerecht werden. Jede Dokumentenvorlage, Freigabe- und Archivierungseinstellung wird auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten. Ein Höchstmaß an Automatisierung minimiert den Aufwand für Nutzer und reduziert das Fehleraufkommen. Fremdparteien können beispielsweise mittels Verlinkungen, leichter an Informationen kommen und sich einen Überblick über den Freigabeprozess verschaffen. Somit ist die Wertschöpfungskette des Produkts nachvollziehbar und, dank einer übersichtlichen Historie mit automatisiertem Archivierungsverfahren, auch langfristig prüfbar. Das Tool garantiert, dass der gesamte Workflow der Norm zur funktionalen Sicherheit, ISO 26262, gerecht wird.

Ausgangssituation: Energielieferanten müssen an die Nutzung und Verwaltung von Kundendaten besondere Ansprüche stellen. Aufgrund des öffentlichen Charakters ihrer Kunden (Kommunen, Gemeinden) unterliegen sie gesonderten Richtlinien und verlangen, im Gegensatz zu herkömmlichen CRM-Tools, eine zweiseitige Kommunikation.

Unsere Lösung: Das von Mönkemöller entwickelte Tool entspricht einer Kombination aus CRM-Tool und Kommunkations- bzw. Verwaltungsplattform, die sowohl von Firmen- als auch von Kundenseite genutzt werden kann. Der Energielieferant kann darin die eigenen Kontaktdaten sämtlicher Tochtergesellschaften und Geschäftsbereiche, sowie die Kundenkontaktdaten verwalten. Dabei berücksichtigt das Tool den öffentlichen Charakter der angelegten Kunden hinsichtlich Struktur, Freigabeoptionen und Kontaktdaten. Kommunalberater des Energielieferanten können beispielsweise Verteilerlisten aktivieren, Vertragskonditionen einsehen und die Berichterstattung über das Tool absolvieren. Die Kunden wiederum können Ansprechpartner und andere Kontakte verwalten oder Störmeldungen bzw. anderweitiges Feedback weitergeben.

Ausgangssituation: Bestellanforderungen wurden bislang in Form eines Formulars manuell per E-Mail versandt. Da diese Informationen nicht immer einheitlich sind, kam es zu deutlichen Verzögerungen durch Rückfragen und Abstimmungsaufwand. Zusätzlich mussten Anforderungen genehmigt werden, bevor sie weiterverarbeitet und in das SAP-System übertragen werden konnten.

Unsere Lösung: An diesem Prozess sind mehrere Mitarbeitende beteiligt, die unterschiedliche Freigabegenehmigungen bedürfen. Für solche Workflows ist Sharepoint wie geschaffen. Da in diesem Fall nicht nur die Verantwortlichen direkt, sondern gegebenenfalls auch ihre Stellvertreter eingebunden werden sollen, haben wir den Standardworkflow von Sharepoint angepasst und eine auf den Kunden zugeschnittene Lösung programmiert.

Wesentlicher Bestandteil ist die Bestellanforderungsliste (BANF), in welche der Benutzer seine Bestellanforderung in Form von Positionen eintragen kann. Die Basisdaten stellen die Auftrags- bzw. Projektnummer dar, welche jeweils zusammen mit den technischen und kaufmännischen Verantwortlichen in einer separaten Liste verwaltet werden. Die BANF-Liste selbst ist eine benutzerdefinierte SharePoint-Liste, deren Formen mittels ASPX und XSL angepasst worden sind, sodass diese stark dem bisherigen Formular ähneln. So entsteht kaum Eingewöhnungsbedarf für die Mitarbeitende und alle nötigen Informationen erreichen ihre Empfänger ohne Umwege. Wird ein neues BANF-Element angelegt, nimmt dieses automatisiert einen angepassten Genehmigungsworkflow, bei dem die einzelnen Budgetverantwortlichen zustimmen müssen. Wird eine einzelne Position abgelehnt, wird der Ersteller darüber informiert und hat die Möglichkeit, diese Positionen anzupassen bzw. zu entfernen. Sobald alle Positionen genehmigt sind, wird ein automatisierter Prozess ausgelöst, der die BANF-Liste an die entsprechende Dienststelle weiterleitet. Die dortigen Mitarbeiter können sie dann ohne Koordinationsaufwand, in das SAP-System übertragen.

Meldungen über Krisensituationen, Notfälle und alle Arten von Störungen müssen von Gesetzes wegen erstellt und an definierte Personenkreise weitergeleitet werden. Diese bearbeiten die Störung, entscheiden über das weitere Vorgehen und kommunizieren bzw. schließen die Störmeldung. Das Tool unterstützt die Mitarbeitende bei der Erstellung, Weiterleitung und Bearbeitung der Meldung sowie der Einleitung weiterer Maßnahmen indem es Formulare, Workflows und automatisierte Prozesse zur Verfügung stellt. Dazu gehört beispielsweise die Sicherstellung der gesetzeskonformen Speicherung der Daten oder die Generierung von Dokumenten. Auch der automatische Versand von Nachrichten (E-Mail, sms) oder die automatische Aktivierung von Gebäudealarmen in Notfällen gehören dazu.